VERI*FACTU y factura electrónica obligatoria: diferencias, plazos y cómo prepararse
Actualizado el 20 de agosto de 2026
La digitalización de la facturación continúa avanzando, pero también está generando numerosas dudas entre autónomos y empresas. Una de las confusiones más habituales consiste en pensar que VERI*FACTU y la factura electrónica obligatoria son lo mismo.
Aunque ambas medidas afectan a la forma de emitir y gestionar facturas, responden a normativas diferentes, tienen calendarios distintos y no imponen exactamente las mismas obligaciones.
En este artículo explicamos de forma sencilla qué cambia, a quién afecta y qué pueden hacer desde ahora los autónomos y las pymes para evitar una adaptación precipitada.
VERI*FACTU y factura electrónica no son lo mismo
VERI*FACTU está relacionado con los requisitos que deben cumplir los programas utilizados para facturar. Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, trazables y no puedan alterarse sin dejar constancia.
La factura electrónica obligatoria, por su parte, regula el intercambio de facturas entre empresarios y profesionales. Supone sustituir progresivamente determinados documentos tradicionales por facturas electrónicas estructuradas, que puedan ser enviadas, recibidas y procesadas automáticamente.
Por tanto, podemos resumir la diferencia de esta manera:
- VERI*FACTU afecta principalmente al funcionamiento del programa de facturación.
- La factura electrónica obligatoria afecta al formato y al intercambio de facturas entre empresas y profesionales.
Un negocio puede verse afectado por las dos obligaciones, pero deberá analizar cada una por separado.
¿Qué exigirá la normativa sobre programas de facturación?
Los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas deberán trabajar con programas capaces de generar registros seguros y normalizados.
Entre sus principales requisitos se encuentran:
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros.
- Conservar la trazabilidad de las operaciones.
- Incluir un código QR en las facturas y, cuando corresponda, en los tiques.
- Evitar la ocultación, modificación o eliminación irregular de operaciones.
- Permitir la remisión de los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
La normativa contempla dos modalidades de funcionamiento.
Modalidad VERI*FACTU
El programa envía automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados. Esta modalidad facilita la verificación de las facturas y reduce algunas de las exigencias técnicas de conservación y control que recaen sobre el propio sistema.
Modalidad no VERI*FACTU
Los registros no se remiten automáticamente, pero el programa debe garantizar internamente su conservación, integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
La elección entre ambas modalidades corresponde, con carácter general, al contribuyente. No obstante, el programa utilizado deberá estar correctamente adaptado en cualquiera de los dos casos.
Calendario actualizado de VERI*FACTU
Tras la ampliación de los plazos, las fechas generales de adaptación de los sistemas informáticos de facturación son:
- Antes del 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027: resto de empresarios y profesionales afectados, incluidos autónomos que utilicen un sistema informático de facturación.
Esto significa que las fechas de 2026 que aparecían en informaciones anteriores han quedado aplazadas.
La ampliación no debería interpretarse como una razón para dejar la adaptación hasta el último momento. Cambiar de programa puede requerir migrar clientes, productos, series de facturación, certificados, usuarios y datos históricos. También será necesario comprobar la integración con la contabilidad y con la asesoría.
¿A quién afecta VERI*FACTU?
Con carácter general, afecta a empresas y profesionales con domicilio fiscal en territorio común que utilicen programas informáticos para facturar.
Existen determinadas excepciones y particularidades. Entre ellas se encuentran los contribuyentes acogidos al Suministro Inmediato de Información del IVA y quienes estén sometidos a normativa foral en el País Vasco o Navarra.
También debe distinguirse entre utilizar un verdadero sistema informático de facturación y elaborar facturas manualmente. Una hoja de cálculo puede considerarse sistema de facturación si, además de redactar o imprimir documentos, procesa, conserva o utiliza la información para generar registros de facturación.
Por este motivo, no basta con afirmar que “las facturas se hacen en Excel”. Es necesario analizar cómo se utiliza realmente la herramienta.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas?
El Real Decreto 238/2026 ha desarrollado el sistema español de factura electrónica entre empresarios y profesionales.
Cuando sea plenamente aplicable, las operaciones nacionales entre empresas y profesionales deberán documentarse mediante facturas electrónicas estructuradas. Un simple archivo PDF enviado por correo electrónico no tendrá, por sí solo, la consideración de factura electrónica estructurada a estos efectos.
El nuevo sistema permitirá utilizar:
- La solución pública de facturación electrónica.
- Plataformas privadas que cumplan los requisitos legales.
- Una combinación de ambas alternativas.
Las plataformas privadas deberán ser interoperables y remitir a la solución pública una copia fiel de las facturas en los términos establecidos por la normativa.
También habrá que informar sobre el estado de las facturas
La nueva regulación no se limita a emitir y recibir documentos electrónicos. También contempla la comunicación de determinados estados de la factura.
Entre otra información, deberá comunicarse:
- La aceptación o el rechazo comercial de la factura.
- La fecha de aceptación o rechazo.
- El pago efectivo completo.
- La fecha en la que se haya realizado el pago.
El objetivo es mejorar la trazabilidad de las operaciones y facilitar el control de los plazos de pago y de la morosidad comercial.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?
La aplicación efectiva depende de una futura orden del Ministerio de Hacienda que desarrollará técnicamente la solución pública de facturación electrónica.
Los plazos empezarán a contar desde la entrada en vigor de esa orden:
- Doce meses después: empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los ocho millones de euros en el año anterior.
- Veinticuatro meses después: resto de empresarios y profesionales.
Para determinadas personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas, algunas obligaciones relativas a la comunicación de los estados de las facturas tendrán un plazo adicional.
Por tanto, a fecha de actualización de este artículo no debe anunciarse una fecha fija para todas las pymes y autónomos. El calendario definitivo dependerá de la publicación y entrada en vigor de la correspondiente orden ministerial.
Diferencias principales
| Aspecto | VERI*FACTU | Factura electrónica obligatoria |
|---|---|---|
| Qué regula | El sistema informático utilizado para facturar | El formato y el intercambio de facturas |
| Objetivo principal | Integridad y trazabilidad de los registros | Digitalización de las operaciones entre empresas |
| A quién afecta | Usuarios de sistemas informáticos de facturación, con excepciones | Empresarios y profesionales en operaciones B2B nacionales |
| Envío a Hacienda | Automático si se elige la modalidad VERI*FACTU | La solución pública recibirá la información establecida legalmente |
| ¿Un PDF es suficiente? | Puede ser la representación visual de una factura | No equivale por sí solo a una factura electrónica estructurada |
| Calendario | Enero o julio de 2027, según el contribuyente | Doce o veinticuatro meses desde la futura orden ministerial |
Qué deberían hacer ahora autónomos y pymes
Aunque algunos plazos todavía no hayan comenzado, este es un buen momento para revisar el sistema de facturación.
1. Identificar cómo se emiten actualmente las facturas
Conviene comprobar si se utiliza un programa especializado, una aplicación en la nube, un programa de gestión, hojas de cálculo o documentos elaborados manualmente.
2. Consultar al proveedor del programa
El proveedor debe informar por escrito sobre:
- La adaptación al reglamento de sistemas informáticos de facturación.
- La modalidad VERIFACTU o no VERIFACTU disponible.
- La inclusión del código QR.
- La política de actualización del programa.
- La futura compatibilidad con la factura electrónica B2B.
- Los costes de implantación, mantenimiento y migración.
No es recomendable confiar únicamente en mensajes comerciales como “preparado para VERI*FACTU” sin conocer qué versión, funciones y certificaciones incluye el servicio.
3. Revisar la calidad de los datos
Antes de migrar a otro sistema deben revisarse:
- NIF y datos fiscales de clientes y proveedores.
- Direcciones y medios de contacto.
- Series y numeración de facturas.
- Tipos de IVA y retenciones.
- Productos y servicios.
- Formas y plazos de pago.
- Facturas rectificativas y abonos.
Los errores trasladados al nuevo sistema pueden provocar incidencias contables y fiscales posteriores.
4. Coordinar el cambio con la asesoría
El programa debe permitir que la información llegue a la contabilidad de forma completa y ordenada. La coordinación previa evita duplicidades, pérdidas de documentos y diferencias entre las facturas emitidas y los registros contables.
5. No esperar a la fecha límite
La adaptación debería probarse antes de que sea obligatoria. Resulta aconsejable realizar simulaciones, formar a las personas que facturan y comprobar cómo se corrigen errores sin eliminar ni alterar indebidamente los registros originales.
Errores frecuentes que conviene evitar
Entre los problemas más habituales se encuentran:
- Confundir un PDF con una factura electrónica estructurada.
- Pensar que VERI*FACTU obliga siempre a enviar automáticamente todas las facturas.
- Dar por hecho que una hoja de cálculo queda fuera de la normativa.
- Comprar un programa sin comprobar su compatibilidad con la asesoría.
- Mantener datos fiscales incorrectos de clientes o proveedores.
- Esperar al último mes para migrar toda la facturación.
- Utilizar fechas de entrada en vigor publicadas antes de las últimas modificaciones normativas.
- Confundir la factura electrónica entre empresas con la factura dirigida a una Administración pública.
Una oportunidad para mejorar la gestión
La adaptación normativa no tiene por qué limitarse a un cambio técnico. También puede utilizarse para mejorar los procesos internos del negocio.
Un sistema de facturación bien configurado puede ayudar a:
- Reducir errores manuales.
- Controlar facturas pendientes de cobro.
- Conocer mejor la evolución de ingresos.
- Evitar duplicidades.
- Agilizar la preparación de impuestos.
- Mejorar la coordinación con la asesoría.
- Disponer de información económica actualizada.
La clave está en escoger una solución proporcionada al tamaño y las necesidades reales de cada actividad.
¿Necesitas revisar tu sistema de facturación?
Cada negocio tiene una situación diferente. El tipo de contribuyente, el programa utilizado, el volumen de operaciones y la clase de clientes determinan cómo debe realizarse la adaptación.
En Benavides Asesores ayudamos a autónomos y empresas de Jaén a revisar su sistema actual, ordenar sus datos fiscales y planificar el cambio con suficiente antelación.
Puedes contactar con nuestro despacho en el 953 225 907 para estudiar tu caso y preparar una transición segura y organizada.
Este artículo ofrece información general actualizada a 20 de agosto de 2026. La aplicación concreta de la normativa debe analizarse atendiendo a las circunstancias de cada empresario o profesional.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1007/2023, sobre requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
- Orden HAC/1177/2024, que desarrolla las especificaciones técnicas de los sistemas de facturación.
- Real Decreto 238/2026, sobre factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
- Agencia Estatal de Administración Tributaria: información sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU.
