El temor a una inspección de Hacienda es uno de los fantasmas que siempre persigue a cualquier autónomo o empresa.
Da igual que sigas las “instrucciones” al pie de la letra, siempre tienes la preocupación de que te toque una inspección y que de una forma u otra te caiga una multa.
Sin embargo, aunque nada ni nadie te puede garantizar que no tendrás una visita de Hacienda en algún momento, sí que puedes minimizar el riesgo de que esto suceda y asegurarte de que no habrá problemas en caso de que ocurra.
¿Cómo? ¡Te lo contamos!
Motivos por los que te puede inspeccionar Hacienda
Para evitar la citación es importante entender los motivos por los cuales pueden “saltar las alarmas” dentro de Hacienda.
Estos son algunos de los más comunes:
- Elevado volumen de gastos:
Tanto si eres una empresa o autónomo, si durante varios meses tu nivel de gasto es superior al de ingresos te arriesgas a recibir una inspección.
Es lógico: si estás ganando poco, no tiene sentido que estés invirtiendo dinero durante un período largo de tiempo.
Hacienda puede llegar a sospechar que estás ocultado ingresos, declarando gastos de más o una combinación de ambas.
- NIF intracomunitario:
Para poder hacer negocios con empresas de la Unión Europea puedes solicitar un NIF intracomunitario que te librará de pagar el IVA de esas facturas.
Sin embargo, para Hacienda esto es motivo de “sospecha” y se querrá asegurar de que estás siguiendo las normas.
Las inspecciones sobre este tema suelen ser, simplemente, para verificar para qué necesitas este NIF y comprobar que estás haciendo bien las facturas intracomunitarias.
- Devolución del IVA:
¿A cuántas personas conoces a las que Hacienda le haya devuelto IVA? A pocas, ¿verdad? Eso es porque a AEAT, en general, no le gusta “soltar dinero”.
Por lo tanto, si tu declaración del IVA trimestral (modelo 303) te sale a devolver… te tendrán en el punto de mira.
Hacienda querrá saber a qué te dedicas, cómo es tu negocio y por qué te tienen que devolver esa cantidad.
- Descuadre entre los modelos trimestrales y anuales:
Este es un clásico y el motivo más común por el cual autónomos o empresa reciben una inspección de Hacienda.
Un pequeño descuido puede hacer que haya un descuadre entre los modelos trimestrales y anuales. Pasa con mucha frecuencia pero, de nuevo, te pondrá en el punto de mira de la administración.
Aunque las declaraciones trimestrales son puramente informativas, sirven a Hacienda para cuadrar cuentas y asegurarse de que no estás haciendo “trampas”. Si detectan alguna variación, recibirás una citación.
Es importante que revises bien todos los datos para evitar errores o que trabajes con un asesor que se encargue de que todo vaya bien.
- Inspección aleatoria:
Las inspecciones de Hacienda son, también, una lotería. A veces tocan de forma aleatoria y no hay nada que hacer al respecto.
Cómo evitar una inspección de Hacienda
De todas las inspecciones que se llevan a cabo cada año, probablemente un gran porcentaje de ellas podría haberse evitado.
¿De qué manera?
Aquí te damos cuatro ideas:
Elige un buen asesor
En la medida de lo posible, contrata los servicios de un buen asesor fiscal.
Este se encargará de crear los modelos, presentar los impuestos y de que no haya errores que puedan suscitar una inspección por parte de Hacienda.
Además de liberarte de una gran carga de trabajo, contar con un asesor te ayudará a optimizar la gestión financiera de tu negocio y a poder crecer de una forma segura.
A la hora de contratar a un profesional, busca a despachos con experiencia y que utilicen tecnologías para trabajar de forma más ágil. No te fíes solo de el precio para tomar una decisión acertada.
Proporciona a tu asesor la información necesaria y a tiempo
Aunque tu asesor haga la mayor parte del trabajo, habrá ciertas tareas que tendrás que llevar a cabo tú mismo: emitir facturas, recopilar tickets de gastos y enviárselos puntualmente al asesor para que pueda hacer su parte.
Es importante que, en una fecha previamente acordada, tu asesor disponga de toda la documentación de la empresa debidamente ordenada.
Hoy en día, los plazos para presentar impuestos son cada vez más ajustados por lo que cumplir con los tiempos es fundamental. De hecho, cada vez será más importante transmitir toda esta información en tiempo real.
Del mismo modo, si quieres que tu asesor lleve las cuentas al día no puedes esperar al último minuto para enviárselo todo.
Cuidado con la información cruzada
¿Qué es la información cruzada?
Muchos modelos de impuestos requieren información que también se refleja en otros modelos y la AEAT los cruzará para detectar problemas. Como ya hemos comentado, es una de las principales causas de inspecciones.
Estos son algunos de los modelos que suelen dar más problemas: el modelo 303 y 390, los modelos del IRPF 111, 180, 190 y las declaraciones intracomunitarias (modelo 349), dado que comparten muchos datos que pueden cruzarse para revelar incongruencias en las declaraciones.
No olvides que la AEAT tiene acceso a los modelos que realizan las entidades financieras, fondos de pensiones y otros organismos que también utilizan para detectar fallos y que de ser así, serán susceptibles de una inspección.
Vigila los resultados de tus cuentas
Hacienda está siempre pendiente de que las cuentas de tu empresa no parezcan atípicas, por lo tanto si cumples una de las siguientes condiciones es muy probable que te enfrentes a una inspección:
- Presentas todos los años balances con pérdidas
Como ya hemos comentado al principio de este artículo, un alto nivel de gasto frente a pocos ingresos, te llevará a presentar continuadamente cuentas con pérdidas.
Esta es una maniobra bastante arriesgada tanto desde el punto de vista fiscal como desde el punto de vista legal, ya que puede llevar a la obligación por ley de disolver la sociedad. Hacienda tiene muy en cuenta la presentación de cuentas anuales con pérdidas consecutivas y seguramente tengas una inspección si te encuentras en esta situación.
- Presentas devoluciones por cantidades elevadas
Sobre todo en el caso del IVA de vehículos con deducciones del 100%, si se paga menos de 10% en una actividad y si en el IRPF hay deducciones elevadas, tendrás bastantes posibilidades de tener una inspección en tus cuentas. Tenlo muy en cuenta a la hora de presentar cualquiera de estos casos.
¿Cómo sobrevivir a una inspección de hacienda?
Si pese a todos estos consejos te ha tocado una inspección aleatoria, no desesperes.
El proceso de una inspección puede ser bastante más llevadero siempre y cuando tengas tus cuentas bien organizadas y accesibles.
Guarda toda la información en un lugar accesible para ti
Como sabes, Hacienda nos obliga a guardar las facturas, libros, documentos… durante 6 años ya que, durante este período, todavía pueden ser sujeto de una inspección.
Dependiendo del volumen de negocio de tu empresa, toda esta información puede llegar a ocupar mucho espacio y es extremadamente difícil de organizar, por lo que cada vez más empresas optan por el almacenamiento en la nube.
Este no ocupa espacio físico, es accesible desde cualquier lugar y es mucho más seguro que el papel.
Los documentos que guardes en la nube no se pierden, no se arrugan, no pierden calidad… Al contrario, te resultará mucho más fácil guardarlos y acceder a ellos cuando lo necesites.
Todo queda almacenado a disposición tuya y de tu asesor. Por lo que si en algún momento tienes que afrontar una inspección de Hacienda, tendrás todo a mano para presentarlo si es necesario sin que esto te suponga un inconveniente.
